Присяжний переклад і апостиль документів з України

За два місяці це питання в різних формулюваннях трапилося нам в українських телеграм-групах Іспанії до сімдесяти разів (верхня оцінка за підрахунком питань у 18 групах за 60 днів): «де у Валенсії поставити апостиль на свідоцтво про народження», «чи потрібен апостиль, щоб подати на тимчасовий захист», «переклади з України не приймають», «хтось знає перевіреного перекладача, який зробить і апостиль». Нижче — відповіді за першоджерелами. Як проходить саме подання на захист — у гіді «Тимчасовий захист в Іспанії 2026: як подати», а перехід на звичайну посвідку і ПМП, де документи і потрібні найчастіше, — у гіді про легалізацію українців у 2026 році.

Три слова, які плутають

Про мову процедур і документів

Стаття 15.1 Ley 39/2015: «La lengua de los procedimientos tramitados por la Administración General del Estado será el castellano»; заявник, який звертається до органу, розташованого в автономії з другою офіційною мовою, «podrán utilizar también la lengua que sea cooficial en ella». Стаття 13 c) того самого закону закріплює право користуватися офіційними мовами своєї автономії. Для процедур регіональних і місцевих адміністрацій мову визначає законодавство автономії (ст. 15.2). Важливо, чого у статті 15 немає: вона регулює мову самої процедури, а не переклад документів, які подає заявник; її пункт 3 говорить про протилежне — які документи зобов'язана перекласти кастильською сама адміністрація.

Правило про переклад іноземних документів для extranjería міститься в Hoja informativa 61 Міністерства інклюзії: «El documento público deberá estar traducido al castellano o, en el supuesto de que la tramitación le corresponda a órganos con sede en el territorio de una Comunidad Autónoma, podrán utilizar la lengua que sea cooficial en ella». Сама hoja застерігає, що її зміст «meramente orientativo» і застосовується чинний норматив; іншого опублікованого джерела цього правила для extranjería ми не знайшли.

Два корисні пункти статті 28 Ley 39/2015:

• 28.1 — заявник подає «los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable» і має право додати будь-які інші;
• 28.3 — адміністрації не вимагають оригіналів, «salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario», і не запитують документів, не передбачених нормативом; при цьому за 28.5 вони можуть вмотивовано запросити звірку копії з оригіналом, а за 28.7 за достовірність документів відповідає заявник.

Хто має право робити офіційний переклад

Підстава — disposición adicional décima sexta Ley 2/2014: офіційний характер «en todo caso» мають переклади, засвідчені Oficina de Interpretación de Lenguas МЗС, і переклади власника титулу traductor-intérprete jurado, який «certificará con su firma y sello la fidelidad y exactitud». Деталі — у Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas (RD 724/2020):

• Хто такий присяжний перекладач (ст. 9). Професіонал, якому МЗС видало титул після іспиту або визнання кваліфікації з іншої країни ЄС/ЄЕП. Титул «no confieren a sus titulares la condición de funcionario público» — це приватний фахівець, а не чиновник.
• Які переклади офіційні (ст. 17.1). Йдеться про переклади «de una lengua extranjera al castellano y viceversa»: a) засвідчені Oficina de Interpretación de Lenguas; b) виконані власником титулу Traductor Jurado за дотримання вимог до печатки, сертифікації і копії оригіналу; c) виконані або прийняті як свої іспанським консульством за кордоном щодо іноземного публічного документа, який входить до справи, поданої через це консульство, — із сертифікатом консульства; d) виконані іноземним консульством в Іспанії щодо тексту закону або публічного документа своєї країни — за умови, що це «constar fehacientemente». Стаття 17.2 додає лише переклади, яким офіційного характеру надає право ЄС.
• Печатка і сертифікація (ст. 18). У печатці — «necesaria y exclusivamente» ім'я і прізвище, мова або мови, для яких перекладач habilitado, і його номер. До перекладу додається копія оригіналу, проштампована і датована на кожній сторінці (ст. 18.5). Формула сертифікації за anexo I: «…certifica que la que antecede es traducción fiel y exacta al (lengua de destino) de un documento redactado en (lengua de origen)». Електронний підпис ст. 18.4 віддає на міністерський наказ — це Orden AUC/213/2025, про нього нижче.
• Переклади не треба легалізувати (ст. 12.2). Титул діє незалежно від місця проживання перекладача, і його офіційні переклади для іспанських адміністрацій «quedando exentas de legalización».

Що ще сказано на сторінці МЗС:

• переклади присяжних перекладачів «tendrán carácter oficial, pudiendo ser aportadas ante los órganos judiciales y administrativos»;
• Oficina de Interpretación de Lenguas публікує список усіх призначених перекладачів, але «no hace de intermediaria en estos encargos ni realiza traducciones juradas particulares» — замовляти треба в самого перекладача;
• для каталанської, галісійської і баскської МЗС з 1992 року іспитів не проводить: титули видають Generalitat de Cataluña, Xunta de Galicia і Gobierno Vasco, їхні списки — на регіональних сайтах;
• електронний підпис — регулюється Orden AUC/213/2025 (BOE 7.03.2025), ст. 3: кваліфікований електронний сертифікат фізичної особи; підпис «sobre la totalidad del documento generado», тобто на оригіналі і перекладі разом, бажано у форматі PAdES; замість фізичної печатки — текстовий блок з ім'ям, мовою і номером перекладача; електронний підпис «puede sustituir, pero no excluye ni invalida» паперову форму з власноручним підписом і печаткою за ст. 18 RD 724/2020. Повідомлення МЗС від 6 квітня 2020 року, яке досі висить на тій самій сторінці, старше за RD 724/2020 і спирається на Orden AEC/2125/2014 — орієнтуйтеся на наказ 2025 року.

Чому «переклад з України не приймають»

Тому що він не підпадає під жодну з категорій ст. 17.1 RD 724/2020 (ст. 17.2 додає лише переклади, яким офіційного характеру надає право ЄС). Переклад українського бюро з нотаріальним посвідченням підпису перекладача — українська форма, якої в цьому переліку немає. Hoja 61 для extranjería називає три варіанти:

1. переклад кастильською присяжним перекладачем МЗС або співофіційною мовою — перекладачем автономії;
2. переклади, зроблені або перевірені іспанським консульством за кордоном, з його печаткою, після чого переклад легалізують у Sección de Legalizaciones МЗС;
3. переклади консульства країни походження документа в Іспанії — «que deberán estar apostilladas o legalizadas por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (Sección de Legalizaciones)».

Виняток існує лише для homologación дипломів: FAQ Ucrania Urgente (п. 2.3) допускає також переклад «por un traductor oficial en el extranjero y debidamente legalizada la firma de dicho traductor oficial». Це правило процедури homologación, і переносити його на посвідку чи Registro Civil не можна. Докладніше про визнання дипломів — у гіді про homologación.

Апостиль: як він працює між Україною та Іспанією

Статус. За таблицею HCCH Іспанія підписала Конвенцію 21 жовтня 1976 року, ратифікувала 27 липня 1978 року, чинна з 25 вересня 1978 року. Україна приєдналася 2 квітня 2003 року, чинна з 22 грудня 2003 року. За ст. 12 Конвенції приєднання діє лише між державою, що приєдналася, і тими учасниками, які не заперечили протягом шести місяців; проти України заперечували Бельгія (3 жовтня 2003, відкликано 5 липня 2004) і Німеччина (20 жовтня 2003, відкликано 22 липня 2010). У таблиці HCCH заперечень Іспанії немає — звідси наш висновок, що для Іспанії Конвенція з Україною діє з 22 грудня 2003 року.

Що засвідчує апостиль (ст. 5). Справжність підпису, якість, у якій діяв підписант, і, де це застосовно, печатку або штамп на документі — так перелічує стаття, і нічого понад це. З цього переліку ми робимо висновок: зміст документа апостиль не перевіряє і не підтверджує.

На що ставиться (ст. 1). На публічні документи: судові, адміністративні, нотаріальні акти і офіційні посвідчення на приватних документах. Не ставиться на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами, і на адміністративні документи про комерційні або митні операції.

Хто ставить (ст. 3 і 6). Компетентний орган держави, з якої походить документ; кожна держава сама призначає такі органи і повідомляє про них депозитарію. Для України за Постановою КМУ № 61 (редакція від 27 червня 2023 року) і сторінкою HCCH:

| Документ | Орган України, який ставить апостиль | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------ | | Свідоцтва про народження, шлюб, смерть, зміну імені, витяги з реєстрів актів цивільного стану, судові рішення, нотаріальні документи (довіреності, згоди, копії), архівні довідки | Міністерство юстиції | | Дипломи, атестати, додатки, академічні довідки | Міністерство освіти і науки | | Документи МВС і його сервісних центрів (крім сфери освіти) | Міністерство внутрішніх справ | | Документи Державної міграційної служби (громадянство, міграція) | Державна міграційна служба | | Документи Податкової служби | Державна податкова служба | | Усі інші офіційні документи | Міністерство закордонних справ |

Довідка про несудимість — документ МВС; за цією логікою її апостилює МВС, але в Постанові № 61 цей документ окремо не названий, і ми цього не стверджуємо — уточнюйте в органі видачі.

Електронний апостиль. За сторінкою HCCH «Ministry of Justice of Ukraine has introduced an electronic Apostille», справжність перевіряється в реєстрі apostille.minjust.gov.ua; МОН і МЗС України електронний апостиль, за тією самою сторінкою, не запровадили (дані на 18 січня 2023 року). Іспанія з 16 травня 2011 року запроваджувала систему паперових і електронних апостилів (спочатку у двох органах — Мурсія і Кастилія-Ла-Манча, потім поступово в решті) і дозволяє перевіряти їх в електронному реєстрі Міністерства юстиції (заява Іспанії депозитарію).

Для яких процедур потрібні апостиль і присяжний переклад

Тимчасовий захист: у переліку документів їх немає

• Ucrania Urgente, «Trámites y documentos»: «Un pasaporte o documento de identidad o algún documento de viaje»; якщо з вами сім'я — «los que prueben los vínculos familiares (actas de matrimonio, certificados de nacimiento, adopción)»; для громадян третіх країн — підтвердження неможливості безпечного повернення.
• Ministerio del Interior, «Presentación de la solicitud»: заява оформлюється особисто перед Національною поліцією «exhibiendo la documentación personal o de viaje que porte la persona interesada»; документи — «tales como» посвідчення особи і проїзні, підтвердження родинних зв'язків, «otra información esencial»; серед обов'язків — подати всі документи, на яких ґрунтується заява: «documentos de identidad, de residencia en Ucrania, de vínculos familiares, etc.».
• Orden PCM/169/2022, ст. 2.3: пред'являється «toda la documentación acreditativa de la pertenencia al colectivo de aplicación del régimen de protección temporal».
• FAQ Ucrania Urgente, п. 1.7: «Presentando documentos que acrediten tu nacionalidad (pasaporte, ID, etc.) o tu situación legal en Ucrania o tus vínculos familiares».

У жодному з чотирьох джерел не згадано апостиль, присяжний переклад або empadronamiento: у цих джерелах padrón не згаданий; переліки відкриті («tales como», «etc.»), а в заяві вказується адреса (Orden PCM/169/2022, ст. 2.3: «domicilio que conste en la solicitud»). Це не означає, що офіс не може попросити переклад свідоцтва про народження, якщо не може його прочитати, — але опублікованої вимоги немає. Єдина нова документальна умова з серпня 2026 року — підтвердження військових обов'язків; що в ній з перекладом — в окремому гіді про військовий облік і тимчасовий захист. Що відбувається після подання — NIE, resguardo, TIE — у гіді про NIE для українців.

Звичайна посвідка, возз'єднання, перехід з тимчасового захисту

Тут діє загальне правило Hoja 61: «Salvo que exista Convenio, Tratado o Acuerdo que exima de legalizar los documentos», іноземні документи подаються «apostillado si el país que expide el documento es parte en el Convenio de la Haya» і в перекладі кастильською або співофіційною мовою. Україна — учасниця Конвенції, тому українські свідоцтва про народження і шлюб, довідки про несудимість, нотаріальні згоди і довіреності — з апостилем і присяжним перекладом. Які саме документи потрібні на кожному маршруті — у гіді про легалізацію українців 2026.

Посвідка дитини на 5 років (art. 160 RD 1155/2024)

Стаття 160.4 вимагає додати до заяви: a) копії паспортів дитини і батька чи матері, що подає; b) «copia del certificado de nacimiento del menor o de la documentación acreditativa de la tutela»; c) квитанцію про збір; d) для дитини шкільного віку — підтвердження зарахування; e) підтвердження двох років безперервного перебування дитини в Іспанії і f) підтвердження коштів і житла — від яких SEM 2/2026 (TERCERA) звільняє дітей бенефіціарів тимчасового захисту. Про форму іноземного документа ні ст. 160, ні інструкція не говорять; за загальним правилом Hoja 61 (орієнтовним) українське свідоцтво про народження — з апостилем Мін'юсту України і присяжним перекладом, як ми пишемо в гіді про легалізацію. Якщо дитина — лише одного з подружжя чи партнерів, ст. 160.1 вимагає одноосібних прав або згоди другого з батьків чи судового дозволу; форму згоди ст. 160 не визначає. Якщо комплект неповний, за ст. 160.5 офіс дає десять днів на виправлення, інакше заява вважається відкликаною.

Registro Civil: народження дитини в Іспанії, шлюб

Стаття 95 Ley 20/2011: документи не офіційними мовами Іспанії «deberán acompañarse de traducción efectuada por órgano o funcionario competentes», однак «si al Encargado del Registro le constare el contenido del documento podrá prescindir de la traducción»; «todo documento expedido por funcionario o autoridad extranjera se presentará con la correspondiente legalización», крім документів, справжність яких відома реєстратору або які надійшли офіційним шляхом. На практиці це свідоцтво про шлюб батьків при реєстрації новонародженого і свідоцтва про народження майбутнього подружжя при поданні на шлюб — з апостилем і присяжним перекладом, якщо реєстратор не скористається правом обійтися без перекладу.

Школа, диплом, посвідчення водія

• Школа. Для зарахування до 4º ESO homologación українського навчання не потрібна; що школи просять на практиці — у гіді про запис дітей до школи.
• Диплом. Для homologación «se habrán de legalizar y traducir todos los documentos extranjeros» (FAQ Ucrania Urgente, п. 2.3), і перелік допустимих перекладачів там ширший — див. вище.
• Посвідчення водія. Поки діє тимчасовий захист, українські права визнаються в ЄС і «no se exigirá la presentación de su traducción jurada ni del permiso de conducción internacional» (FAQ Ucrania Urgente, п. 1.2).

Покроково

1. 1

   Визначте процедуру і список документів

   Для подання на тимчасовий захист апостиль і переклад в опублікованих переліках не значаться. Для посвідки, возз'єднання, посвідки дитини за art. 160, Registro Civil і homologación іноземний публічний документ подається з апостилем і в офіційному перекладі (Hoja 61, Ley 20/2011 art. 95, FAQ Ucrania Urgente п. 2.3). Список для свого маршруту візьміть з нашого гіда про легалізацію або з hoja informativa своєї процедури.

2. 2

   Поставте апостиль в Україні на оригінал

   Акти цивільного стану, нотаріальні документи і судові рішення — Мін'юст; освіта — МОН; решта — МЗС (Постанова КМУ № 61). Подати може будь-який пред'явник (ст. 5 Конвенції), тобто родич або довірена особа; порядок подання третьою особою визначають правила України, ми їх не перевіряли. Електронний апостиль Мін'юсту — за даними HCCH на 18.01.2023. Апостиль на нотаріальну копію засвідчує підпис нотаріуса, а не органу, що видав документ, — за практикою юриста з нашого гіда про легалізацію офіси чекають апостиль на оригіналі.

3. 3

   Знайдіть присяжного перекладача з українською мовою

   Перевірте фахівця через Buscador на сайті МЗС Іспанії: мова в титулі має збігатися з мовою документа (ст. 18.2 RD 724/2020). Перекладачі з українською і російською мовою — у нашому каталозі; ціни і строки в усіх різні, для перекладу нормою вони не встановлені. Oficina de Interpretación de Lenguas посередником не виступає.

4. 4

   Перевірте комплект перекладу

   Підпис і печатка (ім'я, мова, номер), сертифікаційна формула за anexo I, копія оригіналу з печаткою і датою на кожній сторінці (ст. 18.5 RD 724/2020). Попросіть включити в переклад текст штампа апостиля — норми, яка зобов'язує це робити, ми не знайшли, але так у віконці не виникне питання, що за штамп на звороті. Електронний підпис перекладача допустимий за Orden AUC/213/2025, ст. 3: підпис на всьому документі, замість печатки — текстовий блок з ім'ям, мовою і номером.

5. 5

   Подайте і тримайте оригінали при собі

   Адміністрація не вимагає оригіналів, крім випадків, прямо встановлених нормативом (ст. 28.3 Ley 39/2015), але може вмотивовано запросити звірку копії з оригіналом (ст. 28.5). На особисте подання беріть оригінали з апостилем, переклади і роздрук електронного перекладу. За достовірність документів відповідаєте ви (ст. 28.7).

Часті помилки

• Нести переклад, зроблений в Україні з нотаріальним засвідченням. Він не входить до переліку ст. 17 RD 724/2020 і Hoja 61. Виняток — homologación дипломів за легалізованого підпису іноземного перекладача.
• Замовляти переклад у присяжного перекладача з російської мови для документа українською. Мова в титулі і печатці має збігатися з мовою документа (ст. 18.2 RD 724/2020).
• Шукати апостиль у консульстві України або «у Валенсії». Апостиль ставить компетентний орган країни, що видала документ (ст. 3 і 6 Конвенції); для українського свідоцтва — Мін'юст України.
• Ставити апостиль на переклад замість оригіналу. Переклад присяжного перекладача легалізації не потребує (ст. 12.2 RD 724/2020); апостиль потрібен на самому українському документі.
• Збирати апостилі для подання на тимчасовий захист. В опублікованих переліках їх немає (переліки відкриті, але апостиль у них не названий); час краще витратити на документи для наступного кроку — посвідки дитини або переходу на звичайну посвідку.
• Здавати оригінал без копії. За ст. 28.3 Ley 39/2015 подаються копії; оригінал пред'являють для звірки, якщо попросять (ст. 28.5).

Чого ми не стверджуємо

• Ціни і строки присяжного перекладу. Нормою не встановлені — це приватна послуга; залежать від міста, мовної пари і терміновості — порівнюйте пропозиції в каталозі.
• Розмір збору і строк для українського апостиля. Їх встановлює Україна (Постанова КМУ № 61, п. 2); дані HCCH датовані 18.01.2023, тому ми їх не наводимо — уточнюйте в органі.
• Що прийме конкретна Oficina de Extranjería або Registro Civil — Hoja 61 сама називає себе «orientativa», практику офісів ми не перевіряли.
• Як сьогодні працюють сервіси апостиля України, включно з електронним, і які послуги з документів надає консульство України в Іспанії — офіційні українські сторінки під час нашої перевірки 19 жовтня 2026 року не відкрилися; дані HCCH датовані 18 січня 2023 року.
• Чи потрібен апостиль на довідку про несудимість саме від МВС — у Постанові № 61 цей документ окремо не названий.
• Результат вашої справи. Його вирішує офіс за вашими документами.

Цей гід має довідковий характер і не є юридичною консультацією; норми і практика змінюються — звіряйтеся з першоджерелами (Ley 39/2015, RD 724/2020 і Orden AUC/213/2025 у BOE, сторінка МЗС про присяжних перекладачів, Hoja informativa 61, таблиця статусу і сторінка компетентних органів HCCH, Постанова КМУ № 61) і в складному випадку зверніться до юриста. Факти перевірено за першоджерелами: 19 жовтня 2026. Присяжних перекладачів з українською і російською мовою та російськомовних імміграційних юристів можна знайти в нашому перевіреному каталозі.